Anualmente, los proveedores deben actualizar la información de su empresa, el negociador te indicará los documentos que debes presentar según el tipo de empresa, producto o servicio contratado. 
Los siguientes documentos deben ser enviados únicamente por correo electrónico al negociador en un solo formato PDF, nombrado con el NIT de tu empresa y en el siguiente orden.

• Ficha técnica (persona natural y jurídica).
• Certificado bancario (persona natural y jurídica).
• Referencias comerciales (persona natural y jurídica).
• Cámara de Comercio (persona natural y jurídica).
• Copia del documento de identificación del representante legal.
• Resolución autorretenedor (en los casos que aplique).
  Resolución gran contribuyente (en los casos que aplique).
• Cartas excepción, registro sanitario, permisos especiales, (en los casos que aplique).
• Soportes de pago de seguridad social (solo personas naturales).
• RUT actualizado.
• Balance general del último año.
• Certificado ISO - calidad (en los casos que aplique).
• Acuerdo comercial actualizado (original).

Si necesitas actualizar los correos electrónicos registrados en nuestra base de datos para el envío de los soportes de pago, es necesario que nos remitas una carta con la solicitud escaneada y firmada por el representante legal al correo [email protected] del área de control financiero. Para cambio de cuenta bancaria, adjunta la certificación no mayor a 30 días, emitida por tu entidad financiera.

Según las políticas de Colsubsidio, para el trámite de cambio de correos debes haber realizado la actualización anual de documentos. En caso contrario, deberás diligenciar la ficha de creación y actualización como proveedor y anexar los documentos que necesites.

• Para establecer la fecha de pago debes tener en cuenta la fecha de vencimiento de la factura, la cual está determinada por la condición de pago acordada con el comprador o negociador. Esta se calcula en días hábiles a partir de la fecha de radicación de la factura electrónica.
• La pagaduría a proveedores se realiza los días jueves o viernes de cada semana.
• Al realizar el pago de las facturas que Colsubsidio te adeuda, serán descontadas notas crédito, devoluciones, descuentos financieros, retenciones tributarias y facturas que el proveedor en su rol de deudor tenga pendiente por pagar a Colsubsidio.
• Los pagos a proveedores se realizan únicamente por transferencia electrónica a la cuenta bancaria registrada previamente por el proveedor en nuestra base de datos. Por ningún motivo se realizarán pagos en cheque o en efectivo por cancelación de facturas a proveedores.
• La pagaduría semanal a proveedores está sujeta a autorizaciones internas.

Una vez estés registrado en nuestra base de datos, ya tengas negociación con el área de compras y te adjudiquen como proveedor. El proceso de compras, facturación y pagos es:

• El comprador genera la orden de compra.
• El proveedor realiza la entrega de la mercancía o presta el servicio contratado.
• El negocio confirma la prestación del servicio o la entrega de la mercancía.
• El proveedor radica la factura que referencia la orden de compra.
• Se genera el pago al vencimiento de la factura según las políticas de pago de la Colsubsidio.
• El corte para facturación de las ventas de mercancía en consignación será enviado durante la primera semana de cada mes desde el correo [email protected] Cualquier solicitud adicional relacionada con mercancía en consignación puede ser enviada al mismo correo electrónico.

El estado de ventas de la mercancía en consignación, se enviará el corte para facturación durante la primera semana de cada mes desde el correo [email protected]. En caso de tener otra solicitud asociada a mercancía en consignación, puede ser escalada al correo [email protected].   

Para obtener el usuario del operador de factura electrónica, envía un correo electrónico a [email protected] y adjunta el formulario de solicitud que encuentras en el siguiente enlace con los datos requeridos. 

• Descarga el Formato proveedores Colsubsidio.  

Para consultar el estado de tu facturación electrónica a través de la página de Cadena, puedes consultar la transmisión de los documentos electrónicos y la validación a los eventos de título valor Dian.
La consulta presentará los siguientes eventos: 

• 030 Acuse de recibo de factura electrónica de venta. 
• 031 Reclamo de la factura electrónica. 
• 032 Recibo del bien o prestación del servicio. 
• 033 Aceptación expresa. 

Para gestionar una consulta o solicitud relacionada con los impuestos aplicados a tu factura, sigue estos pasos:  

• Envía la solicitud  

  Dirige un correo electrónico a las siguientes cuentas: [email protected], [email protected], [email protected] y [email protected].

• Incluye la información requerida  

• Adjunta la siguiente documentación en el correo: una carta dirigida a William Ávila Melo, jefe de la Sección Cuentas por Pagar, que incluya: 

  • Motivo del reintegro.

  • Valor exacto a devolver.  

  • Relación de facturas con las retenciones aplicadas.  

  • Declaración en la que se certifique que “los valores retenidos no han sido ni serán imputados en las respectivas declaraciones tributarias”, según el DR 1189/1988, Artículo 6 y Decreto 1625/2016, Artículo1.2.4.16.

  • La carta debe estar firmada por el representante legal o contador de la compañía.

  • Copia de las facturas afectadas por la retención.  

  • Soportes de pago emitidos por Colsubsidio.  

  •  Copia del RUT actualizado. 

  • Certificación de tratamiento de retenciones, firmada por el representante legal, contador o revisor fiscal, con detalles sobre la actividad económica, calidad de régimen y tarifas aplicables. 

  • Para devoluciones de años fiscales anteriores  

  Adjunta además:  

  • Certificado de retenciones del período correspondiente, descargado desde la página de Colsubsidio. 

Ten en cuenta que, cuando se solicita devolución de una retención de un año fiscal anterior, debes anexar el certificado de retenciones del periodo solicitado para la devolución, generado y descargado por el proveedor en la página de Colsubsidio.  

Nota: asegúrate de cumplir con todos los requisitos y adjuntar los documentos en un formato claro para evitar demoras en la gestión de tu solicitud.  

Ingresa al siguiente enlace y desde allí podrás consultar el estado de las órdenes de compra y validar el estatus de estas con los valores y fechas que fueron generadas en Colsubsidio. Consulta tus órdenes de compra.

En caso de requerir actualización de los correos electrónicos registrados en nuestra base de datos para el envío de los soportes de pago, es necesario enviar carta con la solicitud escaneada y firmada por el representante legal al correo [email protected].

De acuerdo con las políticas de la Caja, para el trámite de cambio de correos es requerido que se haya realizado la actualización anual de documentos, de no ser así se debe diligenciar la ficha de creación y actualización como proveedor y anexar los documentos requeridos. 

Para ello, debes enviar una carta de solicitud al correo [email protected] e indicar el número de las facturas que deseas negociar y la tasa ofrecida para el pronto pago de cada una. Es importante confirmar que las facturas que quieres negociar se encuentren aceptadas y contabilizadas, para ello puedes validarlo previamente en la Plataforma Cadena E-factura.

Según la política corporativa, se efectuará cruce de cuentas al momento del pago de las facturas que Colsubsidio le adeuda a todo proveedor que sea deudor de la caja y presente una cuenta por pagar a favor Colsubsidio, indistintamente el concepto que lo genere (notas crédito, descuentos financieros o facturas pendientes por pagar). El soporte de pago enviado, por correo electrónico, al proveedor reflejará el detalle de los conceptos pagados y descontados para su conciliación. Si el saldo a favor de Colsubsidio es superior, no se realizará pago hasta que las cuentas por pagar cubran la totalidad de los saldos pendientes.

En caso de surgir diferencias en los certificados tributarios generados por Colsubsidio, escríbenos al correo electrónico [email protected] e indícanos cuál es tu necesidad.

De acuerdo con el tipo de reintegro, ten en cuenta los siguientes requisitos: 

• Reintegro por descuentos financieros: radica una solicitud dirigida a la cuenta de correo electrónico [email protected], con la siguiente información: 
  • Asunto: Solicitud reintegro 
  • Información de la empresa o tercero, número de identificación, dirección, cuenta de correo autorizada para dar respuesta. 
  • Facturas sobre las cuales se aplicó el porcentaje de descuento improcedente, fecha y el valor de este reintegro. 
• Reintegro por descuento de notas crédito: contáctate directamente con el negociador, y solicita la aclaración de la deducción y la devolución correspondiente. 
• Reintegro por devoluciones de mercancía: debes contactarte directamente con el punto de venta que generó la devolución, para que este, a su vez, realice las validaciones correspondientes.
• Reintegro por descuentos de cartera por venta a crédito: realiza la solicitud a la cuenta de correo electrónico [email protected]  indicando el valor de la devolución. Adjunta soporte de pago realizado, copia del comprobante de cruce de cuentas (opcional) y certificación bancaria (opcional).

En la ficha técnica de terceros que es diligenciada en el momento de la creación debe ser completa en el campo “Datos portal transaccional proveedores y clientes” la información del usuario que contará con acceso al portal transaccional proveedores.

Una vez es creado el usuario en la plataforma, a través del correo electrónico [email protected] será informada la clave para acceder a la plataforma.

En caso de requerir la creación de otros usuarios, ten presente los siguientes pasos:

• Ingresa al portal de proveedores.
• Haz clic en Solicitud de clave.
• Selecciona el tipo de identificación según corresponda e ingresa el número.
• Si tu validación fue exitosa,  haz clic en Diligenciar formulario; en la siguiente ventana selecciona la opción Proveedor y completa los campos requeridos.
• En el campo Información del usuario administrador, por favor ingresa los datos de la persona que utilizará el portal transaccional de proveedores.
• Haz clic en Guardar e imprimir el documento.
• Firma el documento descargado y envíalo al correo electrónico [email protected] dejando como asunto: Creación de usuario portal proveedores.
• Tu solicitud será gestionada y recibirás respuesta a través del correo registrado.

Si el portal indica que ya tienes una solicitud pendiente, por favor comunícate a la línea de atención (601) 7420100 opciones 1-3-5.

Ten presente los siguientes pasos:

• Ingresa al portal proveedores.
• Para iniciar el proceso de registro, haz clic en ¿Olvidó su clave?
• Descarga el formulario en PDF con la opción Bajar formulario.
• Diligencia y firma el documento descargado y envíalo al correo electrónico [email protected] dejando como asunto: Desbloqueo de usuario portal proveedores.

Tu solicitud será gestionada y recibirás respuesta a través del correo registrado.

Para Colsubsidio, contar con tu compromiso y gestión en el mantenimiento de operaciones seguras, libres de riesgos y sus consecuencias para nuestros y sus trabajadores, como también para los usuarios de nuestras instalaciones y servicios, es uno de los pilares de la relación comercial que sostenemos.

Colsubsidio ha creado la siguiente guía con el fin de promover la aplicación de prácticas laborales seguras en la gestión de seguridad y salud en el trabajo que beneficien a las partes interesadas y aseguren el cumplimiento de los requisitos legales. Guía de seguridad y salud en el trabajo (PDF, 416 KB).

Debido a los riesgos que se pueden presentar en el desarrollo de las actividades, este documento define los lineamientos que deben seguir los contratistas en la prestación de servicio en nuestras instalaciones. Así evitamos condiciones que ponen en peligro tanto a su personal como a nuestros trabajadores. Guía de controles durante el desarrollo de actividades (PDF, 265 KB)

Aquí encontrarás los documentos de consulta y aplicación durante la invitación, selección, contratación, ejecución y cierre. Políticas para la prevención de riesgo reputacional (PDF, 95.5 KB).

Este documento establece políticas y protocolos de atención aplicables para cada contrato de concesión o arrendamiento firmado con Colsubsidio. Protocolo de atención para concesiones y/o arrendamiento (PDF, 269.9 KB).

Abre el documento Inducción a contratistas (PDF, 966.2 KB).